Fisa de post administrator


RELATII IERARHICE: se subordoneaza Directorului Administrativ
RELATII DE COLABORARE: cu personalul de executie al firmei
RELATII DE REPREZENTARE: Reprezinta firma fata de clienti, furnizori, autoritatile locale, precum si fata de alte persoane cu care intra în contact în interes de serviciu.

ACTIVITATI PRINCIPALE:
1. ASIGURA APROVIZIONAREA CU MIJLOACE FIXE SI CONSUMABILE
2. ASIGURA SERVICIILE/UTILITATILE FIRMEI
3. ADMINISTREAZA SEDIUL FIRMEI
4. ASIGURA ASISTENTA ADMINISTRATIVA PENTRU NOI PROIECTE

ATRIBUTII PRINCIPALE (si sarcini aferente):
1. Asigura aprovizionarea cu mijloace fixe si consumabile
Centralizeaza necesarul de mjloace fixe si consumabile
Contacteaza furnizori si negociaza conditii financiare favorabile firmei
Asigura respectarea bugetului alocat
Organizeaza activitatea de transport si receptie a materialelor
Raporteaza neconcordantele între bugetul de consumabile si necesar
2. Asigura serviciile/utilitatile firmei
Identifica furnizori, analizeaza si prezinta Directorului Administrativ oferte favorabile firmei
Asigura fluxul de documente necesare perfectarii contractelor
Arhiveaza copii ale contractelor
Urmareste derularea contractelor cu furnizorii de servicii
Monitorizeaza consumul si propune masuri de reducere
Asigura remedierea situatiilor neprevazute
3. Administreaza sediul firmei
Asigura buna functionare a mijloacelor fixe de uz comun
Asigura un mediu de lucru sigur si conditii bune de lucru
Tine evidenta chiriilor/serviciilor pentru chiriasi conform contractelor si stabileste sumele de facturat
Asigura fluxul de documente justificative si le arhiveaza
4. Asigura asistenta administrativa pentru noi proiecte
Analizeaza piata în functie de noile proiecte alocate de Directorul Administrativ
Estimeaza necesarul de activitati presupuse de fiecare proiect
Propune solutii de ordin administrativ
Asigura obtinerea documentatiei si aprobarilor specifice

RESPONSABILITATILE POSTULUI:
Legat de activitatile specifice, raspunde de:
Distribuirea materialelor si a rechizitelor conform bugetelor si a normelor interne
Calitatea mediului de lucru al angajatilor (conditiile fizice)
Respectarea confidentialitatii datelor la care are acces
Raportarea la timp a abaterilor sesizate
Transmiterea integrala si în timp util a informatiilor catre destinatarul corespunzator
Pastrarea documentelor justificative
Legat de disciplina muncii, raspunde de:
Îmbunatatirea permanenta a calitatii pregatirii sale profesionale si de specialitate
Pastrarea confidentialitatii informatiilor legate de firma
Utilizarea si pastrarea în bune conditii a documentelor cu regim special
Modul de utilizare a echipamentelor, consumabilelor, altor materiale si mijlloace fixe puse la dispozitie de firma
Respectarea prevederilor, a normelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul sau
Adopta permanent un comportament în masura sa promoveze imaginea si interesele firmei
Se implica în vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma
AUTORITATEA POSTULUI:
Semneaza documentele justificative pentru facturile de întretinere
Semneaza corespondenta specifica domeniului de activitate
Utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma